Webshop: Überblick und Funktionsweise

Was ist das?

Das Modul Webshop verknüpft Ihr IT9ERP mit Ihrem Klickfertig-Shop. Sie richten die Verknüpfung einmal ein, danach läuft vieles automatisch:

• Vom Shop ins IT9ERP: Jede Bestellung wird zu einem Kunden (falls er noch fehlt), einer Rechnung, der Zahlungsbuchung und dem Lagerabgang. Sie müssen nichts abtippen.
• Vom IT9ERP in den Shop: Artikel mit Preis und Bestand gehen in den Shop. Das IT9ERP gleicht sie alle paar Minuten ab.

Die Faustregel: Der Shop ist die Quelle für Bestellungen, das IT9ERP für Produkte und Bestand.

Das Modul ist nur für Administratoren sichtbar. Dafür brauchen Sie auch das Modul Rechnungen. Die Warenwirtschaft ist optional: Mit ihr bucht das IT9ERP den Lagerabgang. Fehlt sie, wird dieser Teil übersprungen. Das Modul buchen Sie unter «Zusatzmodule» (siehe Zusatzmodule buchen).

Was bei einer Bestellung passiert

• Rechnung: Sie hat dieselbe Nummer wie im Shop (die ersten 8 Zeichen der Bestell-ID). Die Beträge stammen aus dem Shop, auch Varianten, Versand und Rabatt.
• Kunde: Das IT9ERP erkennt bestehende Kunden, etwa über die E-Mail-Adresse. Bei Unklarheit legt es einen neuen Kontakt an, statt zwei Kunden zu vermischen. Bei bestehenden Kunden werden nur leere Felder ergänzt.
• Zahlung: Die Zahlung wird auf das Konto gebucht, das Sie für Online- oder Barzahlungen gewählt haben.
• Lager: Das IT9ERP bucht den Abgang und bei Stornierung den Rückgang.
• Kein doppelter Versand: Die Rechnung gilt als versendet, weil der Shop den Kunden selbst benachrichtigt.

Wann die Rechnung entsteht, stellen Sie unter Regeln ein.

Wo finden Sie das Modul?

Öffnen Sie in der dunklen Leiste links Webshop (Gruppe Verkauf). Die Seite zeigt oben die Webshop-Anbindung mit dem Status und den Kennzahlen: Bestellungen verarbeitet, mit Fehler, warten auf Zahlung, Artikel im Webshop, Webshops verbunden und der letzte Kontakt.

Darunter gliedert sich die Seite in Verbinden, Regeln und Artikel sowie die Liste Zuletzt angekommen mit den letzten Bestellungen.

Die ersten Schritte

1. Verbinden Sie den Shop mit dem IT9ERP: Webshop mit dem IT9ERP verbinden.
2. Legen Sie unter Regeln fest, wann die Rechnung entsteht und auf welche Konten die Zahlungen gehen.
3. Haken Sie unter Artikel bei den Artikeln, die Sie verkaufen wollen, Im Webshop anbieten an.
4. Prüfen Sie den Status: Meldet die Seite «Verbunden», ist alles bereit.

Gut zu wissen

• Das IT9ERP führt keine MWST. Die Beträge der Shop-Rechnungen bleiben brutto, der Satz steht im Hinweistext.
• Rückerstattungen übertragen sich nicht. Das IT9ERP weist darauf hin, sie von Hand zu prüfen.
• Produktbilder, Beschreibungen und Kategorien pflegen Sie im Shop.
• Name, Preis und Bestand verknüpfter Produkte ändern Sie im IT9ERP, nicht im Shop. Der Shop kann sie dagegen sperren.

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