Fahrtenbuch führen

Worum geht es?

Das Fahrtenbuch hält Ihre Fahrten mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand fest. Es ist ein Bericht des Moduls Berichte und liegt im Menü unter Berichte → Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch brauchen Sie also nur dann, wenn Sie auch das Modul Berichte gebucht haben. Es ist kein offizielles Steuerformular, sondern ein Hilfsmittel für die Belegführung. Stimmen Sie sich mit Ihrem Treuhänder ab.

Hinweis: Besuche aus dem Routenplaner landen nicht automatisch im Fahrtenbuch. Ein Eintrag braucht Kilometerstände, die der Routenplaner nicht kennt. Die Tour hilft beim Planen, das Fahrtenbuch führen Sie separat.

Fahrt erfassen

1. Öffnen Sie im IT9ERP Berichte und dort Fahrtenbuch.
2. Klicken Sie oben auf das rote +. Je nach Einrichtung öffnet sich die Schnellerfassung des Cockpits (Fahrt erfassen) oder das normale Formular.
3. Tragen Sie Datum, Ziel, Zweck, Kilometerstand zu Beginn und die gefahrene Distanz ein. Der Kilometerstand am Ende ergibt sich aus Start plus Distanz.

Fahrten finden

Die Liste lässt sich eingrenzen:

• Suche nach Kunde, Ziel, Ort oder Zweck
• Zweck-Chips, zum Beispiel Kundentermin, Einkauf, Kundengeschenke verteilen, Rechnungen verteilen, Besprechung Aufgabe oder Privat
• Mit Hinweisen zeigt nur Fahrten, bei denen die Prüfung etwas bemängelt
• Dieses Jahr, Letztes Jahr, Alle oder ein eigener Zeitraum mit Von und Bis

Darunter steht die Summe, zum Beispiel «106 Fahrten · 2'005 km · davon geschäftlich 2'005 km». Die Spalten lassen sich sortieren, ein Klick auf eine Zeile öffnet die Fahrt. Oben rechts erreichen Sie ausserdem Auswertung & Prüfung, den Monatsabschluss, den CSV-Download und die Druckansicht.

Was die Spalte «Prüfung» bedeutet

Die Prüfung untersucht pro Fahrzeug die ganze Kette der Kilometerstände:

• OK: Die Fahrt schliesst nahtlos an die vorherige an.
• Lücke: Zwischen zwei Fahrten hat der Tacho Kilometer gezählt, die nicht im Fahrtenbuch stehen. Lücken gelten als private oder nicht erfasste Fahrten.
• Überlappung, Duplikat, Ausreisser: Kilometerstände widersprechen sich oder springen auffällig.
• Fehlende Angaben wie Ziel, Zweck oder Distanz fallen ebenfalls auf.

Die Prüfung meldet nur und ändert nie etwas. Sie erkennt keine falschen, aber plausibel verketteten Einträge.

Tipp: Erfassen Sie Fahrten zeitnah. Wird ein älterer Eintrag nachträglich geändert, verschiebt sich die Kette der folgenden Fahrten.

Weiter geht es mit Monatsabschluss und Auswertungen. Zum Überblick.

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