Fahrtenbuch: Monatsabschluss und Auswertungen

Worum geht es?

Zwei Werkzeuge des Fahrtenbuchs (Modul Berichte): die Auswertung & Prüfung für den Überblick und der Monatsabschluss, der jeden Monat festhält und auf Wunsch den Privatanteil der Fahrzeugkosten bucht. Für die Buchung brauchen Sie die Buchhaltung.

Auswertung & Prüfung

1. Öffnen Sie Berichte → Fahrtenbuch und klicken Sie auf Auswertung & Prüfung (oder wählen Sie den Menüpunkt gleichen Namens).
2. Die Reiter Fahrten, Auswertung und Prüfung wechseln die Ansicht. Die Zahl am Reiter Prüfung zeigt die Hinweise.
3. Oben stehen Kennzahlen: Fahrten, Gefahrene km, Geschäftskilometer, Kunden besucht, Ø km pro Fahrt sowie der Tachostand Anfang und Ende.
4. Die Plausibilitätsprüfung fasst zusammen: erfasste Geschäftskilometer, Lücken (nicht erfasste Kilometer), Überlappungen, die gesamte Tachostand-Differenz und den Geschäftsanteil.
5. Die Diagramme zeigen Kilometer pro Monat und Kilometer nach Zweck.

Der Geschäftsanteil ist Geschäftskilometer geteilt durch die Tachostand-Differenz im Zeitraum, inklusive der Lücke vor der ersten Fahrt. Kilometer in Lücken zählen als privat.

Monatsabschluss

Am Monatsende wird das Fahrtenbuch des Monats festgehalten (Fahrten, Kilometer, Befunde). Später geänderte Fahrten ändern diesen Stand nicht, solange der Monat nicht neu erstellt wird. Zusätzlich kann der Privatanteil der Fahrzeugkosten im Journal der Buchhaltung gebucht werden.

1. Öffnen Sie Monatsabschluss & Einstellungen (Menü oder Kalender-Symbol in der Fahrtenliste).
2. Administratoren stellen unter Einstellungen ein:
   • Am Monatsende automatisch erstellen
   • Privatanteil der Fahrzeugkosten automatisch buchen
   • Privatkonto (Soll)
   • Erster Monat
   • Fahrzeugkonten (Haben): Diese legen Sie im Bericht «Fahrzeugkosten pro km» fest.
   • Ziele im PDF und CSV anzeigen
3. Klicken Sie auf Speichern.

Der automatische Lauf prüft täglich um 01:30 Uhr, ob ein Monat zu Ende ist. Er erstellt nur abgeschlossene Monate, nie den laufenden, und holt fehlende Monate seit dem ersten Monat nach.

So wird der Privatanteil gebucht

Gebucht wird Privatkonto an Fahrzeugkonten: Fahrzeugaufwand des Monats mal privater Kilometeranteil. Der private Anteil ist Tachostand-Differenz minus Geschäftskilometer, geteilt durch die Tachostand-Differenz. Das Datum ist der letzte Tag des Monats. In der Monatsliste sehen Sie, ob gebucht wurde, mit Link zum Journal. Wurde nicht gebucht, steht der Grund da, zum Beispiel keine Fahrzeugkonten, kein Privatkonto oder eine gesperrte Buchhaltungsperiode. Das Fahrtenbuch wird in jedem Fall festgehalten.

Herunterladen und Ziele

Fahrtenbuch des Monats gibt es als PDF (A4 quer) und CSV, die Buchung als CSV, dazu eine Jahresübersicht als CSV.

Hinweis: Standardmässig enthalten PDF und CSV keine Ziele (Kunde, Ort, Freitext). Wollen Sie sie, etwa für eine Prüfung durch die Steuerbehörde, schalten Sie Ziele im PDF und CSV anzeigen ein. Das gilt rückwirkend auch für schon erstellte Monate.

Optional können Sie einen Kilometersatz in CHF pro km festlegen. Dann wird aus den Geschäftskilometern ein Kilometerbetrag berechnet, der auf Wunsch im PDF und CSV erscheint. Es entsteht keine Rechnung.

Tipp: Prüfen Sie am Monatsanfang die Hinweise des Vormonats unter Prüfung, bevor der automatische Lauf den Monat festhält. Das Fahrtenbuch ist ein Hilfsmittel, den Privatanteil sprechen Sie mit Ihrem Treuhänder ab.

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