Nachweise: Belege eines Monats als ein PDF
So sammeln Sie die Belege eingehender und ausgehender Rechnungen je Monat, erkennen fehlende Nachweise und laden alles als ein PDF herunter.
Die Seite Nachweise zeigt die Anhänge aller Rechnungen, getrennt nach eingehend und ausgehend und sortiert nach Monat. Das hilft beim Monatsabschluss oder wenn Ihre Treuhandstelle die Belege verlangt.
Was zählt als Nachweis?
| Richtung | Rechnungen | Nachweis |
|---|---|---|
| Eingehend | Lieferantenrechnungen | die angehängte Datei |
| Ausgehend | Kundenrechnungen | die Rechnung selbst als PDF. Hängt an der Rechnung eine eigene Datei, gilt diese. |
Der Monat richtet sich nach dem Rechnungsdatum. Rechnungen ohne Datum erscheinen in keinem Monat. Ein Hinweis oben auf der Seite zeigt, wie viele es sind.
Alle Nachweise eines Monats herunterladen
- Öffnen Sie Rechnungen › Belege › Nachweise.
- Wählen Sie Eingehend (Lieferantenrechnungen) oder Ausgehend (Kundenrechnungen).
- Klicken Sie in der Monatsleiste auf den Monat. Die Leiste zeigt je Monat, wie viele Nachweise fehlen.
- Entscheiden Sie, ob das PDF ein Deckblatt mit Verzeichnis haben soll (mit Verzeichnis) und ob die Verwendung vermerkt wird (mit Vermerk der Verwendung).
- Klicken Sie auf Alle Nachweise als ein PDF.
PDF-Dateien werden Seite für Seite übernommen, Bilder (JPEG/PNG) als A4-Seite. Andere Dateiarten wie Word oder Excel lassen sich nicht zusammenfügen. Sie stehen im Verzeichnis und lassen sich einzeln herunterladen. Jede Datei laden Sie auch einzeln mit einem Klick auf ihren Namen in der Zeile.
Fehlende Nachweise finden
Jede Rechnung hat einen von drei Zuständen: Nachweis vorhanden, Nicht nötig oder Nachweis fehlt. Fehlende sind rot hinterlegt, mit einem Link zum Anhängen. Mit den Filtern Nachweis fehlt, Mit Nachweis und Nicht nötig grenzen Sie die Liste ein. Gesucht wird nach Lieferant oder Kunde, Nummer und Dateiname.
Braucht eine Rechnung keinen Nachweis, klicken Sie in der Zeile auf Nicht nötig. Sie können einen Grund angeben. Für einen ganzen Monat gibt es eine Sammelaktion für alle Rechnungen ohne Nachweis.
Tipp: Bei eingehenden Rechnungen zeigt die Spalte Verwendung die Antwort auf «Wofür wurde gekauft?». Steht dort «offen – einordnen …», führt der Link zum Einordnen. Das setzt das Modul Warenwirtschaft voraus.
Hinweis: Das Sammel-PDF umfasst höchstens 400 Dateien und 200 MB. Bei mehr bekommen Sie eine Meldung und laden die Dateien einzeln.
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