Rechte und Zugriffsprofile verstehen
Was Kein Zugriff, Lesen und Bearbeiten bedeuten, wie Zugriffsprofile funktionieren und warum niemand mehr vergeben kann, als er selbst hat.
Was ist das?
Jede Person bekommt pro Modul eine von drei Stufen. Damit nicht aus Versehen jemand mehr Macht verteilt, als er selbst hat, gilt eine feste Regel, die Obergrenze-Regel. Zugriffsprofile ersparen Ihnen, diese Stufen für jede Person einzeln einzustellen.
Die drei Stufen
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| Kein Zugriff | Das Modul ist für die Person nicht sichtbar. |
| Lesen | Die Person sieht die Daten des Moduls, ändert aber nichts. |
| Bearbeiten | Die Person darf Einträge anlegen und ändern. |
Gelöscht werden dürfen nur leichte Datensätze, etwa Positionen oder Zeiteinträge. Rechnungen, Buchungen oder Kontakte können Mitarbeitende nie löschen, auch nicht mit der Stufe Bearbeiten.
Die Obergrenze-Regel
Niemand kann mehr vergeben, als er selbst hat. Die Stufe einer Mitarbeiterin darf in keinem Modul höher sein als Ihre eigene.
Ein Beispiel: Ihre eigene Berechtigung für die Buchhaltung ist Lesen. Dann können Sie Ihren Mitarbeitenden dort höchstens Lesen geben. Versuchen Sie es mit Bearbeiten, lehnt das IT9ERP die Änderung ab und erklärt warum. Es kürzt nichts stillschweigend.
Im Dialog sehen Sie das direkt: Stufen über Ihrer eigenen Berechtigung sind gesperrt und mit dem Hinweis «über Ihrer eigenen Berechtigung» markiert.
Dazu gilt:
- Das Modul muss eingeschaltet sein.
- Die Modulverwaltung, das Modul Mitarbeitende und das Kundenportal lassen sich nicht an Mitarbeitende vergeben.
- Mitarbeitende können nie selbst Konten verwalten.
- Ihre eigene Berechtigung legt Ihr Administrator in der Modulverwaltung fest. Mehr dazu in Modulverwaltung: Startseite und Rolle normalUser.
Zugriffsprofile nutzen
Ein Zugriffsprofil ist eine Vorlage: ein Name, dazu eine Stufe pro Modul. Wer dem Profil zugewiesen ist, bekommt genau diese Rechte.
- Öffnen Sie Mitarbeitende und dann im Menü Zugriffsprofile.
- Beim ersten Öffnen erscheinen drei Vorschläge: Verkauf & Kunden, Buchhaltung und Support. Sie werden nicht automatisch angelegt. Übernehmen Sie einen davon oder legen Sie ein eigenes Profil an.
- Vergeben Sie einen Namen und stellen Sie die Stufen pro Modul ein.
- Speichern Sie. Das Profil steht jetzt beim Anlegen von Mitarbeitenden zur Wahl.
Übernehmen Sie einen Vorschlag, passt ihn das IT9ERP an Ihre Obergrenze an und zeigt Ihnen, was geändert wurde.
Tipp: Ändern Sie ein Profil, gilt die Änderung für alle Personen, die es nutzen. Das ist viel bequemer als jede Person einzeln anzupassen.
Was gilt wirklich?
Die tatsächliche Stufe einer Person ist die niedrigste von drei Werten: die Stufe im Profil, Ihre eigene Obergrenze und ob das Modul eingeschaltet ist. Senkt Ihr Administrator später Ihre Rechte, werden die Profile entsprechend gekappt. Steigen Ihre Rechte wieder, kommt der Zugriff Ihrer Mitarbeitenden zurück.
Ein Profil können Sie nur löschen, wenn es niemand mehr nutzt.
Alles nachvollziehen
Im Protokoll sehen Sie, wer wann ein Konto oder Profil angelegt, geändert, gesperrt oder zurückgesetzt hat. Auch abgelehnte Versuche stehen dort, zum Beispiel eine Stufe über der Obergrenze.
Expertenansicht
Ohne Administratorrechte sehen Mitarbeitende eine einfache Ansicht des IT9ERP, ohne die direkten Tabellen. Wer die Expertenansicht nutzen darf, legen Administratoren fest. Verwalter können sie für Personen erlauben, die sie selbst angelegt haben. Das ist nur eine Frage der Darstellung und ändert keine Rechte.
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